Ürün Operasyonları Fonksiyonunu Nasıl Kurmalı

Organizasyonlar hızla büyüyüp portfolyolarındaki ürün ve ürün takımı sayısı hızla artarken; ürün yönetimi pratiğinin, işbirliği şeklinin ve bunları mümkün kılan operasyonel süreçlerin buna uygun olarak etkin, verimli ve ölçeklenebilir bir şekilde gelişmesinde ürün operasyonları önemli rol oynadığını söylemiştik bir önceki yazıda. Bu ölçeklemeye ihtiyaç duyan organizasyonlar öncelikle iç süreçlerini, iletişim ve işbirliği şekillerini ad-hoc olarak, bunları kendi işlerine ek olarak arta kalan zamanlarda iyileştirmeye çalışan ürün yöneticisi ve liderlerinin kişisel çabalarıyla ele almaya başlıyorlar. Ancak öyle bir nokta geliyor ki ele alınması gereken konuların fazlalığı, yeterince vakit ayrılamaması ve önerilen geliştirmelerin düzgün şekilde takımlara yayılıp takip edilememesi gibi sebeplerle bu işlerin başlangıçta dedike bir insan, sonrasında ise dedike bir fonksiyon tarafından yapılması gerektiği konusunda ürün liderleri görüş birliğine varıyorlar. Böylelikle resmi olmayan ürün operasyonlarından resmi, merkezi ve planlı ürün operasyonlarına geçiş yapılıyor.

Haydi gelin birlikte dedike Ürün Operasyonları fonksiyonu nasıl kurulabilir bakalım.

Ürün yönetimi sürecinden de aşina olduğumuz gibi Ürün Operasyonlarını kurma süreci de (en azından benim takip ettiğim) keşif, hayata geçirme ve bunların sürekli olarak iterasyonundan oluşuyor.

🕵️ Faz 1: Keşif

1. Dış keşif ve marketteki mevcut yaklaşımlar: Keşfin ilk başında Ürün Operasyonları fonksiyonunu kurmuş olan diğer şirketlerin genel olarak benimsedikleri yaklaşımları inceleyerek ilham almak geliyor. Hem yazılı raporlardan (State of Product Ops veya GitLab’ın Product Ops dokümanı gibi) ilham almak hem de farklı organizasyonlarda Ürün Operasyonlarında çalışan insanlara (LinkedIn veya Slack komüniteleri üzerinden) ulaşıp onların deneyimlerinden faydalanarak iyi işleyen ve kaçınılması gereken uygulamaları öğrenmek marketteki mevcut yaklaşımları anlamamızı sağlıyor.
2. İç keşif ve dinleme turu: Ürün Operasyonlarından en çok faydayı alabilmek ve en yüksek etkiyi yaratabilmek icin organizasyonun ve ürün takımlarının sahip olduğu gerçek problemleri çözmesi çok önemli. Neyse ki organizasyon, iş modeli, ürün ve insanlar hakkındaki bilgimizi derinleştirmek, çalışma arkadaşlarımızı tanıyıp güvene dayalı ilişkiler kurmak, ürün yönetimi ve işbirliği pratiğimizde nelerin iyi gidip nerelerde iyileşme fırsatı olduğunu bulmak için kullanabileceğimiz bir araç var: Dinleme turu. Dinleme turu kapsamında amacımız ürün yöneticileri, ürün departman liderleri, tasarım ve yazılım mühendisi partnerlerimiz ve diğer fonksiyonlardan iş birliği içinde olduğumuz (satış, pazarlama, müşteri başarısı ve yönetimi, hukuk vs) takımlar ve yöneticileri ile birebir görüşmeler yaparak çalışma yöntemlerini, ürün takımları içerisinde ve ürün takımları ile işbirliği şekillerini ve varsa mevcut operasyonel sürtüşmeleri ortaya çıkarmak oluyor.
3. Konsolidasyon, sentez ve önceliklendirme: Dinleme turunda birebir yaptığımız görüşmelerde notlar alıp her görüşme sonrasında bunları detaylı bir şekilde analiz edip iç görüler çıkarmak çok değerli. Birkaç görüşmeden sonra bu iç görülerin belirli temalar etrafında toplandığını görmek epey heyecan verici oluyor. Bütün görüşmeleri tamamladıktan sonra sentezlediğimiz bulgular hakkında bir rapor yazıp ürün departman liderleri ile paylaşıp sonrasında da mümkünse bir offsite veya workshop’ta bir araya gelip çıktıları tartışıp bizim için Ürün Operasyonlarının ve öncelikli odak noktalarının neler olduğunu organizasyonel stratejik önceliklerimiz, ihtiyaçlarımız, kaynaklarımız, değer yaratma süresini baz alarak belirlemek temelin sağlam bir şekilde atılmasını sağlıyor.

🛠️ Faz 2: Hayata geçirme

1. Ürün Operasyonları vizyon, misyon, strateji ve yol haritasının belirlenmesi: Ürün Operasyonlarının ve öncelikli odak noktalarının neler olduğunu belirledikten sonra bugün ve gelecekte neler başarmak istiyoruz, neler şu an için yapılabilir ve nelerin daha sonra ele alınmasını bekliyoruz konusunda bir orta noktada buluşmayı amaçlıyoruz. Burada en önemlisi başlangıç için yüksek etkili hızlı kazanımlar belirleyerek yeni kurulmakta olan Ürün Operasyonları fonksiyonunun değerini organizasyona göstermek.
2. Ürün Operasyonları girişimlerinin tasarımı, pilot uygulaması ve yayılımı: Belirlenen öncelikli ihtiyaçlara ve yol haritasına göre bizleri bu konularda koyduğumuz hedeflere ulaştıracak girişimler ve bunların hayata nasıl geçirileceği planlıyoruz. Bu projeleri hayata geçirirken yapılan iyileştirme ve değişimleri öncelikle bir iki takım veya ürün grubu ile pilot proje olarak hayata geçirmek, takımların geri bildirimlerine ve gözlemlerimize göre iyileştirmek ve optimal noktaya ulaşıldığında tüm takımlara yaymak en ideal yaklaşım oluyor.

Bunlar çok soyut kaldı, haydi gelin bir örnek üzerinden bakalım:

Diyelim ki ürün organizasyonu olarak en önemli ihtiyacımızın stratejik planlama, yol haritası oluşturma ve iletişiminin iyileştirilmesi olarak tespit ettik. Bu noktada ürün liderlerleri ile birlikte 4 ana konuya odaklanmaya karar verdik:

1. Şirket vizyonu doğrultusunda ürün stratejisinin ve bunlara bağlı olarak da ürün takımlarının yol haritasının oluşturulması
2. Çeyreklik planlama sürecinin iyileştirilmesi
3. Yol haritası hazırlanırken gerekli paydaşların dahiliyeti
4. Ürün yol haritasının iç ve dış paydaşlarla iletişim ve sürekli geri bildirim döngüsünün sağlanması

Bunları gerçekleştirmek için de bir stratejik planlama sistemi kurmaya karar verdik. Bu noktada artık amaç yukarıdaki bu 4 konuyu baz alan girişimlerde bulunmak (tabii bu 4 konu da kendi içerisinde önceliklendirilebilir). Örnek olarak “Şirket vizyonu doğrultusunda ürün stratejisinin ve ürün takımlarının yol haritasının oluşturulması” konusunu seçtik ve bu doğrultuda eskiden yazılı olmayan strateji iletişimini yazılı olarak yapmaya karar verdik diyelim. Bunun için de bütün temel ürün grupları tarafından bir strateji dokümanı yazılacağını varsayalım. Burada ilk olarak bir ürün grubu seçilip onlara gerekli taslak ve destek sağlanarak deneyimleri ve geri bildirimleri doğrultusunda bu dokümanı ve onun hazırlanış şeklini iyileştirilip, süreç de yeterince iyi ve bizlerin ihtiyacına uygun hale geldiğinde daha fazla sayıdaki ürün takımına da yayılır. Süreç sürekli olarak diğer ekiplerin de geri bildirimlerine dayalı olarak geliştirilmeye devam edilir.

🔄 Faz 3: Sürekli iterasyon

Tabii ki bu iteratif bir süreç. Bir konuyu aldım, geliştirdim ve bitti şeklinde olmuyor. Yaptığımız her değişimden sonra geri bildirim alıp, veri toplayıp, bunları analiz edip süreç ve sistemleri iyileştirmeye devam ediyoruz. Tabii ki gelecekte bu tarz süreç ve uygulamalar oturduktan sonra işin zor kısmı bitmiş oluyor ve yerini daha ince ayarlamalara bırakıyor ancak her zaman ele aldığımız konuları devamlı olarak takip edip gerekli iyileştirmeleri yapmak gerekiyor. Öyle ki bazen hayata geçirdiğimiz kimi uygulamaları gelecekte toptan kaldırabiliyoruz bile.

Buna ek olarak ileride organizasyonun ihtiyaç ve öncelikleri göz önüne alınarak ve takımdaki kaynak planlamasına göre yeni konuları radarımıza alıp yol haritamızdaki diğer konulara benzer bir yöntemle odaklanabiliriz. Bunları yaparken de sürekli olarak yeni ihtiyaç alanlarını keşfetmeye devam etmeliyiz.

Peki bu projeleri ve iyileştirmeleri hayata geçirdik, hem Ürün Operasyonlarının hem de bu girişimlerin başarısını nasıl ölçeriz dediğinizi duyar gibiyim; bu epey sık sorulan bir soru. Bu konunun üstüne de bir sonraki yazımızda eğileceğiz.

Siz de ürün pratiğinizde iyileştirme alanları olduğunu veya organizasyonuzda Ürün Operasyonları kurmayı mı düşünüyorsunuz? Bunları birlikte değerlendirip ürün yönetimi kültürünüzü olgunlaştırıp organizasyonunuzu başarıya götüren yolda birlikte çalışmak isterseniz buradan bağlantıya geçebilirsiniz.